Implementar un sistema de gestión de activos digitales (DAM) requiere una planificación cuidadosa, pero no tiene por qué ser abrumador. Hacer que los datos sean la base de DAM garantiza que serán útiles y adaptables a su negocio en los años venideros.
«Con el contenido en constante evolución y cambio, planificar un sistema DAM para rastrear y almacenar de manera confiable todo el contenido parece inútil», dijo John Horodyski, director general de la consultora digital Salt Flats, en una sesión en la conferencia MarTech. “Sin embargo, la clave no es crear el DAM perfecto, sino uno flexible que pueda adaptarse a medida que cambian sus necesidades. »
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Una presa adaptable
No puedes simplemente «configurar y olvidar» tu DAM. Los requisitos del sistema y los activos gestionados por DAM evolucionarán con el tiempo.
«DAM es un programa y es algo en lo que realmente deberías invertir para crecer con el tiempo», dijo Ryan Murphy, gerente general de conocimientos y análisis de Salt Flats.
Y un DAM no sólo almacena archivos: también almacena metadatos sobre esos activos.
«Muchos de nuestros clientes ven a DAM como un sistema de almacenamiento de archivos tradicional, en lugar de un lugar que no solo almacena sus activos digitales, sino también un lugar que almacena todos los datos relacionados con sus activos digitales», dijo Murphy. «[A DAM] De hecho, puede servir estos activos en todos los diferentes lugares donde sus usuarios necesitan estos activos digitales, ya sean activos sociales, su CMS u otras piezas de tecnología a las que estos activos deberían viajar.
Con una base de datos sólida, DAM puede «extender sus brazos a otras áreas de su pila de tecnología de marketing», dijo Murphy.
Añadió: “DAM es un programa que tiene que evolucionar con el tiempo y no vas a hacerlo bien la primera vez. Pero a medida que crezcas y aprendas a través del proceso, podrás cambiarlo y adaptarlo a tus necesidades futuras.
Construya un modelo de datos flexible
Un modelo de datos flexible requiere definiciones y tipos de campos claros. A continuación se muestra un ejemplo de cómo se ven los datos y metadatos en sus campos.
Ejemplo de campos de metadatos en un DAM. Imagen: Marismas.
En la columna “nombre del campo”, el nombre del activo está vinculado a la marca a la que pertenece el activo. El activo también puede clasificarse por línea de producto específica o nombrarse con el código del producto. Los activos también se pueden etiquetar por color u otros atributos visuales.
Estos campos de metadatos pueden ser opcionales, obligatorios o generados por el sistema.
Dado que estos metadatos se pueden clasificar de diferentes maneras, los miembros del equipo deben trabajar juntos para acordar cómo se deben etiquetar sus activos.
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Recoger datos con talleres de inteligencia colectiva
Una forma de fomentar la colaboración es crear talleres de inteligencia colectiva. Estos grupos incluyen usuarios de DAM a quienes se les permite etiquetar recursos de la forma que consideren adecuada durante una reunión interactiva. Por ejemplo, todos los participantes del taller ven activos reales en una pantalla y agregan notas adhesivas virtuales con las etiquetas de metadatos que prefieren. Más adelante, al construir el DAM, los gerentes pueden consultar estas notas adhesivas para determinar cómo se deben definir los activos.
“Estos son talleres en los que puede reunir no solo a sus creativos y a las personas que se ocupan de los activos digitales a diario, sino también a equipos de toda su organización (departamentos como finanzas, legal y TI) para comprender todos los requisitos de datos que pueden surgir. Surgen al implementar su sistema de gestión de activos digitales”, dijo Murphy.
Si solo un pequeño grupo de creativos etiqueta los recursos de forma especializada, el DAM no será lo suficientemente flexible para escalar con todos los miembros de la organización y sus casos de uso.
«En última instancia, estos talleres les permiten reunirse y comenzar a colaborar en diferentes temas como metadatos, así como procesos y flujo de trabajo», explicó Murphy.
A continuación, los administradores de DAM revisan los metadatos del taller de inteligencia colectiva y comienzan a establecer conexiones entre términos. Los metadatos estrechamente relacionados se agrupan en «depósitos».
«Aquí es donde desea comenzar a construir relaciones y agrupar estos activos para establecer cómo se ven los campos y valores en su modelo de metadatos, y cómo puede comenzar a crear capas adicionales en su modelo de metadatos», dijo Murphy.
Por ejemplo, el equipo de marketing del taller de inteligencia colectiva puede haber etiquetado un activo según la marca o la línea de productos; pero también es posible que lo hayan etiquetado según la red social o el canal publicitario en el que probablemente aparecerá el activo.
Estos distintos grupos de etiquetas relacionadas se organizarán en campos separados a medida que se cree el modelo de datos DAM.
«Es realmente importante cuando desarrollamos esto que nos centremos en un vocabulario controlado en el que definimos claramente un dominio y definimos valores claros que caen en esos dominios», dijo Murphy.
Utilice vocabularios controlados y evite jerarquías anidadas
Al perfeccionar el modelo de datos, utilice un vocabulario controlado y evite jerarquías anidadas.
En el ejemplo anterior, los atributos visuales, o la marca o el producto representado en el activo, deben mantenerse en campos separados de los medios sociales o canales publicitarios donde es probable que aparezcan los activos. Los metadatos relacionados con los canales de redes sociales no deben estar vinculados jerárquicamente a otros valores visuales o de marca. Estas distintas categorías de metadatos deben definirse claramente en campos separados y no vincularse ni “anidarse”.
«Una jerarquía anidada se parece a una estructura de carpetas tradicional a la que la mayoría de la gente está acostumbrada», dijo Murphy. “Una estructura de carpetas es inherentemente muy rígida en el sentido de que debe profundizar nivel por nivel para almacenar sus activos de manera adecuada. »
En una jerarquía rígida, los activos están demasiado vinculados a sus casos de uso específicos. No hay suficiente flexibilidad para agregar fácilmente acceso a contenido nuevo o permanente, que debería etiquetarse en sus propias jerarquías de metadatos en un sistema rígido.
El uso de campos flexibles con vocabularios controlados para metadatos facilita compartir recursos fuera de casos de uso específicos.
Con una base de datos flexible, también resulta más fácil para DAM trabajar con otras herramientas en la pila de martech, como el CMS.
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